Untuk membantu tugas kepala sekolah / madrasah, maka perlu adanya pembagian tugas kependidikan kepada guru / personal yang sudah tercantum dalam struktur organisasi kelembagaan. Seperti waka (wakil kepala) kurikulum, kesiswaan, humas (hubungan masyarakat), sarana prasarana (sapras), wali kelas, keuangan / kebendaharaan, dan lain-lain.
Berikut ini sedikit saya mengulas contoh tugas wakil-wakil kepala sekolah / madrasah sesuai dengan bidangnya masing-masing:
Wakil Kepala Bidang Kurikulum
- Menyusun program yang terkait dengan proses kegiatn belajar mengajar
- Menyusun kalender pendidikan khusus sekolah
- Membuat format-format KBM
- Menyusun pembagian tugas mengajar guru
- Menyusun daftar piket guru
- Menyusun daftar guru yang diberi tugas sebagai wali kelas
- Menyusun jadwal pelajaran
- Menyusun jadwal kegiatan evaluasi yang meliputi : Ulangan Harian, Ujian Semester, Ujian Nasional
- Menghimpun hasil kerja guru yang terdiri-dari : Program tahunan, Program semester, RPP, Wahana Pembelajaran (Modul, LKS dll), Grafik Ulangan Harian, Laporan target kurikulum, daya serap, Kisi-kisi dan Kartu Sola.
- Mengkoordinasi dan menyerahkan hasil penyusunan perangkat mengajar guru
- Menyusun laporan kegiatan belajar mengajar
- Membina dan mengatur kegiatan MGMP
- Menyusun laporan kegiatan MGMP
- Melaksanakan pemilihan guru teladan
- Mengkoordinasikan pelaksanaan tambahan pelajaran atau bimbingan intensif
- Membuat laporan kegiatan
Wakil Kepala Bidang Kesiswaan
- Bersama pengurus OSIS, menyusun program kegiatan kesiswaan atau OSIS
- Membinan kemampuan berorganisasi melalui prinsip-prinsip manajemen
- Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan siswa
- Menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah
- Mengadakan pembinaan dalam pemilihan pengurus OSIS
- Menyusun program dan jadwal pembinaan terhadap pengurus OSIS
- Membina dan melaksanakan koordinasi program Green School
- Melaksanakan pemilihan calon siswa teladan
- Melaksanakan pemilihan calon siswa penerimaan beasiswa
- Mengadakan seleksi siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan di luar sekolah
- Membantu sekolah dalam penerimaan siswa baru
- Menyusun program kegiatan ekstra kurikuler
- Mengevaluasi kegiatan ekstra kurikuler
- Mengevaluasi kegiatan kesiswaan
- Mengatur pelaksanaan upacara bendera
- Merencanakan program pembinaan mingguan (setiap hari senin)
- Membuat laporan kegiatan
Waka Urusan Hubungan Kerjasama dengan Masyarakat (Hukermas)
- Membantu membina hubungan kerjasama antar sekolah, Pengurus Dewan sekolah dengan orang tua / wali murid Mengatur kegiatan-kegiatan. Yaitu: Pembinaan khusus siswa setiap hari senin, dan Pertemuan silaturrahmi dengan orang tua / wali murid
- Membantu menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah
- Membantu hubungan sekolah dengan lintas sektoral, yaitu : Pemerintah daerah, Perguruan tinggi, Dunia Usaha / Dunia Industri, Pondok Ramadhan, Balai Latihan Kerja, Industri
- Mengkoordinasikan kegiatan peringatan hari-hari besar Nasional/Agama
- Mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kesejahteraan guru dan karyawan
- Mewakili Kepala Sekolah menghadiri rapat-rapat apabila Kepala sekolah tidak berada ditempat
- Mewakili Kepala Sekolah dalam menjalin hubungan dengan alumni
- Membuat laporan kegiatan
- Mengabsen Guru / Pegawai dalam kegiatan-kegiatan sekolah / upacara / rapat dinas
Wakil Kepala Bidang Sarana Prasarana
- Mendata kebutuhan sarana/prasarana yang diperlukan meliputi: Sarana fisik, Alat/ bahan parktikum, Alat olah raga, Media pembelajaran, ATK, Alat-alat kebersihan, Bahan-bahan untuk kebersihan
- Membantu dan memonitor pengadaan penerimaan, dan pendistri -busian barang
- Bersama Tata usaha melaksanakan inventarisasi sarana / prasarana sekolah
- Mengadakan perawatan preventif sarana prasarana sekolah
- Menerima dan mengiventarisakan semua dari hasil bantuan orang tua, komite sekolah, donatur dan masyarakat maupun dari pemerintah
- Membantu Kepala Sekolah mengadakan penghapusan barang
- Membuat laporan kegiatan
- Mengadakan koordinasi dengan tim pembelian dan penerima barang terkait
- Mengusulkan kepada Kepala Sekolah tentang :a. Kebutuhan barang berikut pembiayaanya;b. Penghapusan barang perlengkapan
- Mengurus : a. Pengadaan barang habis pakai dan tak habis pakai; b. Penyimpanan atau pergudangan barang perlengkapan;c. Penyaluran barang perlengkapan;d. Pemeliharaan barang perlengkapan;e. inventarisasi barang perlengkapan
- Membuat : a. Statistik data barang perlengkapan;b. Analisis dan laporan pengelolaan barang perlengkapan
- Membanatu Kepala Sekolah memonitor/ memantau barang perlengkapan yang berkaitan dengan kerja tim pembeli dan penerima barang, yaitu : a. Memeriksa secara periodik Buku pembelian; b. Memeriksa secara periodik Buku penerimaan barang; c. Memeriksa secara periodik Buku Catatan barang non inventarisasi; d. Memeriksa secara periodik Buku Induk inventaris; e. Memeriksa secara periodik Buku Golongan Invevtaris; f. Memeriksa secara periodik Kartu Barang
Wali Kelas
a. Sebagai Supervisor:- sebagai pengganti orang tua dan Kepala Sekolah dikelasnya
- merencanakan kegiatan secara kooperatif dengan murid kelas yang diasuhnya
- mengawasi pemilihan ketua kelas, perwakilan kelas serta pemilihan-pemilihan yang lain sekaligus mengukuhkan pengangkatan dilaporkan kepada kepala sekolah
- mengorganisasikan dan memberi pengarahan terhadap murid dalam rangka melaksanakan kegiatan belajar mengajar (intra kurikuler) dan extrakurikuler
- mengetahui dan mengadakan pembinaan secara rutin terhadap kesulitan-kesulitan murid kelasnya antara lain kesulitan : Dalam belajar, Hubungan antar teman, Hubungan dengan orang tua, Hubungan dengan masyarakat sekitar, Kehidupan sosial
- Membuat program pembinaan mingguan yang melaksanakan setiap hari senin
- Mengembangkan dan membina kepemimpinan dan tanggung jawab, sehingga murid dapat : Mengatasi kesulitan sendiri, Mengambil keputusan yang tepat atas tanggung jawab sendiri, Berdiri sendiri/ mandiri
- Mengetahui kerawanan kelasnya berdasarkan data yang ada dan cepat dapat mengawasi kerawanan tersebut
- Dapat bekerjasama dengan BK (bimbingan konseling) dalam rangka mengawasi agar BK ikut membantu menangani kasus murid
- Selalu menjaga tata tertib siswa dan bekerjasama dengan pembina tatib
- Melaksanakan acara silaturrahmi dengan orang tua siswa
- Selalu hadir dalam kegiatan yang dilaksanakan siswa-siswanya
b. Sebagai administrator:
mengadakan pencatatan secara rutin terhadap pribadi murid tentang:
Jumlah murid dalam kelasnya, Nama dan umur, Alamat rumah, Nama dan pekerjaan orang tua, Kelebihan dan keistimewaan, Kekurangan / kelemahan, dan Kegemaran / hobby.
Membuat peta kedudukan murid dalam kelas setiap semester / tahun yang meliputi :
- Peta presensi /absebsi
- nama murid yang tidak pernah absen
- nama murid yang sering absen
- Peta pelanggaran tata tertib
- Nama murid
- Jenis pelanggaran
- Tempat pelanggaran
- Peta presentasi belajar
- Nama murid yang berprestasi terbaik
- Nama murid yang berprestasi baik
- Nama murid yang berprestasi sedang
c. Memahami 12 langkah kepemimpinan:
- mengetahui tugas pokoknya
- mewakili orang tua dan kepala sekolah dalam lingkungan kelasnya
- meningkatkan ketaqwaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa
- membantu pengembangan kecerdasan
- membantu pengembangan keterampilan
- Mempertinggi budi pekerti dan memperkuat kepribadian
- Meningkatkan daya estetika anak didik khususnya dalam bidang kebersihan, keindahan dan kreasi seni
- Mengetahui jumlah anak didiknya
- Mengatahui nama anak didiknya
- Mengatahui identitas anak didiknya
- Mengatahui kehadiran anak didiknya setiap hari dikelas
- Mengatahui kehadiran anak didiknya yang meliputi ekonomi, sosial dan lain-lain
- Mengadakan penilaian terhadap anak didiknya tentang kelakukan dan kerajinannya
- Mengambil tindakan-tindakan untuk mengatasi masalah
- Memperhatikan Buku Raport, Kenaikan Kelas dan Ujian Nasional
- Memperhatikan kesehatan dan kesejahtraan anak didiknya
- Membina suasana kekeluargaan
- Melaporkan hasil kegiatan kepada kepala sekolah
d. Membantu kepala sekolah dalam kelancaran dan ketertiban pelaksanaan kegiatan-kegiatan sekolah baik rutin maupun insidental:
- ikut membantu ketertiban pelaksanaan upacara bendera dengan membawa murid-muridnya ke tempat upacara bendera sebelum kegiatan upacara
- selalu mendampingi murid-muridnya dalam kegiatan-kegiatan khusus misalnya : kegiatan-kegiatan OSIS, kegiatan-kegiatan karya ilmiah, dan kegiatan-kegiatan bakti sosial.
f. ikut membantu menyelesaikan masalah-masalah atau kesulitan siswa
g. mengadakan kunjungan rumah apabila ada masalah-masalah khusus yang harus diselesaikan bersama orang tua
Wakil Kepala Bidang Keuangan / Bendahara
- Mencatat dan mempertangungjawabkan arus masuk-keluar kas keuangan sekolah.
- Mengurus dan mempertanggungjawabkan dana insentif, BKM, dan dana-dana lain dari pihak luar.
- Membuat rekapitulasi dan laporan posisi keuangan harian.
- Membayar segala tunjangan jabatan dan fungsional.
- Membuat laporan berkala kepada Kepala Sekolah.
Wakil Kepala Bidang Laboratorium Komputer dan Bahasa
- Sebagai pengelola Laboratorium Komputer dan Bahasa
- Membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan :
- Merencanakan pengadaan alat dan bahan praktikum
- Mengatur dan membuat jadwal penggunaan laboratorium
- Membuat tata tertib penggunaan laboratorium
- Menyusun tugas-tugas laboratorium
- Mendata Frekuensi penggunaan laboratorium
- Melengkapi sarana pendukung laboratorium, misalnya :
- Menyiapkan buku-buku pendukung, diantaranya :
- buku inventaris
- buku laporan alat-alat yang rusak atau hilang
- tabel-tabel
- buku catatan hasil kegiatan
- LKS
- Membuat sturuktur organisasi laboratorium
- Mengadakan perawatan preventif terhadap alat-alat laboratorium
- Mengatur dan membuat jadwal penggunaan laboratorium
- Menginventarisasi dan mengadministrasi alat-alat dan bahan praktik
- Menyusun/ membuat laporan setiap akhir tahun pelajaran
- Membina petugas pelaksana laboratorium (laboran)
